地域活動のリーダーとして、役員の交代を含めた重要なお知らせをコミュニティメンバーへ届ける責任があります。
文書作成に困る方も多いため、この記事で効果的な案内文の書き方を解説します。
新任役員の挨拶文は、年間を通じてスムーズに活動を進めるために不可欠です。
地域に住む高齢者を始めとする住民が読むことも多いため、正式な表現を心掛けましょう。
町内会の役員交代のお知らせだけでなく、地域の清掃活動や会費徴収に関する具体的な文例もご紹介しているので、この機会にご利用ください。
再利用可能な町内会の案内文テンプレートのご紹介
町内会からの案内文は、幅広い年代の方々に配慮した丁寧な言葉遣いを用いて、内容を明確で簡潔な形でリストアップすることが重要です。
多様な用途に対応する文書のフォーマットをご案内いたします。
案内は、季節の挨拶で始め、必要な情報を記載します。
具体的な日時や場所は、別のリストで詳細を分かりやすく示します。
令和◯◯年◯◯月◯◯日
◯◯町内会の皆様
◯◯町内会 会長 ◯◯ ◯◯
令和◯年度 総会のご案内
新春の候、皆様にはさらなる健康と幸せが訪れることを願っております。町内会活動へのご協力に感謝申し上げます。
下記のとおり、令和◯年度総会を開催いたします。多忙の折、恐れ入りますがご参加いただけると幸いです。
参加が難しい方は、委任状を利用して代理参加をお願いいたします。
記
１．日時：令和◯◯年◯◯月◯◯日（◯）午後◯時より
２．場所：◯◯館◯階
３．議題：令和○○年度の活動報告、会計決算報告、次年度の計画等
※ご欠席の場合は、添付の「委任状」を◯月◯日までに各班長へご提出ください。
以上
町内会の役員交代お知らせ、挨拶文のテンプレート
役員や班長の交替は町内会の活動にとって大切な瞬間であり、新しい役員が会員に向けて行う初めての任務の一つに、自己紹介と挨拶があります。
特に初めて班長を務める方は、挨拶の書き方に戸惑うかもしれません。
そこで、新しい役員や班長が使える挨拶文の例を示します。
令和◯◯年◯◯月◯◯日
◯◯町内会の皆様へ
◯◯町内会 新班長 ◯◯ ◯◯
新班長就任のご挨拶
敬具 皆様におかれましては益々ご健勝のことと存じます。
この度、◯◯町内会の新班長として任命されました◯◯ ◯◯と申します。
経験は浅いですが、精一杯の努力をして参りますので、温かいご支援を賜りますようお願い申し上げます。任期中、充実した活動ができるよう尽力いたします。
敬具
地域清掃活動の案内書テンプレート
町内会の清掃活動は通常、年に数回行われます。
利用者が日程や詳細を容易に変更できるような、一般的な清掃活動の案内文をここで示します。
令和◯◯年◯◯月◯◯日
◯◯町内会会員の皆さまへ
◯◯町内会 〇班班長 ◯◯ ◯◯
共同清掃のお知らせ
秋の訪れとともに、心地よい季節が始まりました。
皆さまには常日頃から地域への献身的なご協力を賜り、心より感謝しております。今年も定期的な地域清掃を企画いたしましたので、ご案内申し上げます。
記
１．日時：令和◯◯年◯◯月◯◯日（◯）午前◯時より
２．集合場所：◯◯公園
３．持参品：清掃用具（手袋、ほうき等）、適切な服装
※天候によっては活動を中止する可能性があります。開催前日に再確認をお願いいたします。 以上
町内会費のお知らせ文テンプレート
新しい年度が始まり、それに伴い各班長からの町内会費の請求が行われます。
会費の支払い方法や期限をクリアに伝えることで、手続きの円滑化を図ることができます。
以下にそのための文例を示します。
令和◯◯年◯◯月◯◯日
◯◯町内会の皆さまへ
◯◯町内会 〇班班長 ◯◯ ◯◯
◯◯年度 町内会費の徴収のお知らせ
新春の候、会員の皆様におかれましては健やかな毎日を送られていることと存じます。地域の取り組みへのご協力に感謝申し上げます。
下記の通り、本年度の町内会費の徴収を行います。ご確認の上、ご協力をお願いいたします。
不明な点がございましたら、以下の連絡先までお問い合わせください。
記
徴収期間：令和◯年◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）
徴収額：500円×12ヶ月＝6,000円
徴収時間：◯時～◯時 連絡先：〇班班長 ◯◯ ◯◯
TEL:090-xxxx-xxxx
以上
まとめ
本記事では、町内会からの各種通知の文例について紹介しました。
役員交替、清掃活動、会費の徴収の案内方法を取り上げました。
情報を参照しやすく、迅速に確認できる形式が望ましいです。
多くの場合、通知は電子メールやSNSで行われますが、日本では伝統的に紙の通知が広く使用されています。
文書には、必要なアクション（返信、当日の参加など）が一目でわかるようにすることが好まれます。
