社外メールで「上長に確認します」は失礼？丁寧に伝えるコツとNG例

社外へのメールで「上長に確認します」と伝える場面、意外と多いですよね。

でも、そのままの言い方では冷たく見えてしまったり、相手に不安を与えてしまうこともあります。

この記事では

• 「上長に確認します」を丁寧に伝えるコツ
• 適切な言い換えやクッション言葉の使い方
• 社外メールで使える例文や注意点

をわかりやすく解説しています。

相手に誠意が伝わるメールを目指すために、ぜひ最後までご覧ください。

「上長に確認します」社外メールの基本マナーと考え方

なぜ社外メールで「上長に確認します」と伝える必要があるのか

社外の方とのやり取りでは、自己判断だけで返答せず、慎重な姿勢を示すことが大切です。

社内での意見や判断をしっかり確認したうえで返信することで、企業としての統一された対応ができるという信頼感を相手に与えることができます。

「上長に確認します」と伝えることで、自己判断ではなく、正式な意思決定を経たうえでの返答であることを丁寧に示すことができます。

こうした配慮は、誤解を防ぎ、ビジネスにおける信頼関係を深める効果もあります。

特に、

• 契約
• 納期
• 金額

に関するやり取りのように責任の重い案件では、上司の確認を取ってから回答する姿勢が非常に重要となります。

ただし、伝え方を間違えると「自分では判断できないのか」という印象を与えてしまい、かえってマイナスに働く可能性もあります。

そのため、「上長に確認します」という事実を伝える際にも、言葉選びや文章のトーンに細やかな配慮をすることが求められます。

相手に対して誠実で、責任感のある対応であることが伝わるような言い回しを工夫することが大切です。

「上長」「上司」など呼び方の正しい使い分けとは

「上長」という言葉は、あくまで社内で使用されることが多く、社外の方にはなじみのない表現であることがほとんどです。

そのため、社外向けのメールでは

• 「上司」
• 「担当者」
• 「担当責任者」

など、より一般的で分かりやすい表現を使うことがマナーとされています。

たとえば、「弊社の上長に確認します」という表現は、「社内の体制をよく知らない相手」にとっては理解しにくい可能性があります。

代わりに、

• 「弊社の担当責任者に確認いたします」
• 「上席と相談のうえ、改めてご連絡いたします」

などといった言い方のほうが、丁寧で伝わりやすい印象になります。

また、「部長」「課長」といった具体的な役職名も、相手にとってはピンとこないケースがあるため、あえて役職名を出さずに立場や責任範囲を表す表現を選ぶのがポイントです。

相手に不安や混乱を与えないように、誰が判断に関わっているのかを、柔らかく、しかししっかりと伝えることを意識しましょう。

社外向けメールで使える丁寧な表現例

ストレートに伝えない！クッション言葉の使い方

社外の方に対しては、できるだけやわらかく、相手に配慮した丁寧な表現が求められます。

そこで役立つのが「クッション言葉」です。

クッション言葉とは、相手に何かをお願いしたり断ったりするときに、直接的な印象を避けるために添える言葉のことです。

ビジネスメールにおいても、このひと手間があるだけで、受け取る側の印象が大きく変わります。

たとえば、以下のような表現が効果的です。

• 恐れ入りますが
• 念のため、社内で確認のうえ
• 一度持ち帰らせていただき
• まずは社内で検討させていただきたく
• 確認のうえ、改めてご連絡申し上げます

このように前置きを工夫することで、単に「上長に確認します」と伝えるよりも、丁寧で配慮ある印象を与えることができます。

また、文章全体の雰囲気をやわらかく保つことで、相手に「安心感」や「信頼感」を持ってもらえる効果もあります。

クッション言葉を活用するときは、やりすぎにならないよう、簡潔さとのバランスも意識するとよりスマートです。

返信を促す自然な一文の工夫とは

「確認後、改めてご連絡いたします」だけで終わってしまうと、少し一方的な印象になることがあります。

ビジネスにおいては、相手とのやり取りが円滑に進むような配慮も大切です。

そこでおすすめなのが、「その間に何かご不明点がございましたらお知らせください」「追加のご質問がございましたらお気軽にご連絡ください」といった一文を添えることです。

たとえば、以下のような言い回しが使えます。

• 「お手数をおかけいたしますが、ご不明な点などございましたら遠慮なくご連絡くださいませ」
• 「なお、ご不明点やご希望などがございましたら、あわせてお知らせいただけますと幸いです」

こうした言葉を添えることで、相手が返信しやすくなり、こちらの印象も柔らかくなります。

双方向のコミュニケーションを意識した一文が、信頼関係の構築にもつながっていきます。

「上長に確認します」メールのテンプレート・例文集

確認中の段階で送るメール例文

件名：ご提案内容についての確認

〇〇株式会社　〇〇様

いつも大変お世話になっております。

頂いたご提案内容につきましては、社内にて確認が必要なため、ただいま担当責任者へ確認を行っております。

ご回答まで今しばらくお時間をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

件名：◯◯に関するご相談と確認のお願い

〇〇株式会社　〇〇様

平素より大変お世話になっております。

ご連絡いただいた件につきまして、現在社内の関係部門と調整を行っております。

ご返信までに少々お時間を頂戴する可能性がございますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

件名：○○についてのご確認依頼

〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。

ご依頼いただきました件につきましては、弊社にて確認が必要な内容を含んでおりますため、社内で慎重に確認を進めております。

確認が完了次第、速やかにご連絡差し上げますので、恐れ入りますが今しばらくお待ちいただけますと幸いです。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

確認後の返信時に使える例文と言い回し

件名：ご提案内容についてのご回答

〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。

先日お送りいただいたご提案につきまして、社内で確認を行い、以下の通りご回答申し上げます。

（以下、具体的な内容を記載）

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

件名：○○の件に関するご報告

〇〇株式会社　〇〇様

平素より大変お世話になっております。

お送りいただいた○○の件につきまして、社内での確認を終えましたので、以下のとおりご報告申し上げます。

（以下、確認結果や対応方針などを記載）

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

件名：○○に関するご確認結果のご連絡

〇〇株式会社　〇〇様

いつもお世話になっております。

ご依頼いただいておりました○○につきまして、社内での検討・確認が完了いたしました。

内容を以下にまとめましたので、ご確認いただけますと幸いです。

（以下、詳細な回答内容を記載）

ご不明点などございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。

今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

メール作成時の注意点とチェックリスト

件名・敬語・文末の印象で差がつく！

メールを受け取ったとき、最初に目に入るのは「件名」です。

そのため、件名には

• 「ご確認」
• 「ご相談」
• 「ご連絡」

など、用件が一目で分かるキーワードを入れることが大切です。

件名が不明確だと、重要な連絡も見落とされてしまう可能性があります。

また、「至急」「重要」などの言葉を加えることで、緊急性や優先度を伝えることもできますが、過度に使うと逆効果になることもあるため、使いどころには注意が必要です。

本文では、尊敬語・謙譲語・丁寧語のバランスが重要です。

たとえば、「伺います」は謙譲語、「いらっしゃいます」は尊敬語、「です・ます」は丁寧語というように、それぞれの使い分けを理解しておくと、文章の印象がぐっとよくなります。

特に社外メールでは、自分と相手の立場を意識しながら、失礼のない丁寧な言葉づかいを心がけることが基本です。

文末の表現も、印象を左右する大切なポイントです。

• 「よろしくお願いいたします」
• 「ご確認のほどお願い申し上げます」

など、落ち着いた丁寧な言い回しを選ぶことで、誠実な印象を与えることができます。

あまりにも砕けた表現や、逆に硬すぎる表現は、相手に違和感を与えることがあるため、自分の業界や相手との関係性に応じて柔軟に使い分けましょう。

さらに一歩踏み込むなら、「お忙しいところ恐れ入りますが」や「お手数をおかけしますが」といった一文を添えることで、相手への気遣いが伝わり、メール全体の印象がより良くなります。

NG表現とマナー違反に注意

ビジネスメールにおいては、言葉ひとつで信頼を損ねてしまうこともあるため、使う表現には慎重になる必要があります。

以下のような表現は避けたほうが無難です。

• 「上司に聞いてみないと分かりません」→ 自分の意見を持っていない、責任感がない印象を与える
• 「社内の事情で遅れています」→ 社内の都合を相手に押し付けているように受け取られる可能性がある

これらの代わりに、以下のような表現を使うことで、丁寧かつ誠実な印象を与えることができます。

• 「社内確認にお時間をいただいております」
• 「現在、担当責任者に確認を行っておりますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです」
• 「確認が完了次第、速やかにご連絡いたします」

相手への敬意と配慮を忘れずに表現することが、信頼されるビジネスメール作成の基本です。

ケース別｜取引先・顧客対応で使える応用例

取引先との日程調整・見積もり対応のケース

取引先との日程調整や見積もりのやり取りでは、社内の複数部門や上席の確認を要することが多くあります。

そのため、即答を避け、丁寧に調整中であることを伝える姿勢が大切です。

たとえば、以下のような表現が使えます。

• 「日程については弊社担当責任者と調整のうえ、改めてご連絡いたします」
• 「見積もり内容につきましては、上席とも確認を進めておりますので、少々お時間をいただければと存じます」

また、相手の希望にできるだけ配慮する姿勢を見せることで、信頼度も高まります。

たとえば、「ご希望の日程をふまえ、社内調整のうえご回答いたします」や「可能な限り早く見積もりをご提示できるよう努めております」などの一文を添えると、誠実な印象を与えることができます。

このように、事実を伝えつつも、相手への敬意や前向きな対応の姿勢を感じさせる言い回しを心がけましょう。

急ぎの依頼が来たときの柔らかな伝え方

急ぎの依頼を受けた場合でも、慌てて返答するのではなく、丁寧さを保ったうえで迅速に対応する姿勢を示すことが大切です。

たとえば、次のような表現が効果的です。

• 「恐縮ですが、内容確認に少々お時間を頂戴しております」
• 「早急に社内確認を行い、できるだけ早くご連絡いたします」

加えて、

• 「本件につきましては優先的に対応させていただきます」
• 「至急対応できるよう社内で調整を進めております」

などの表現を加えることで、スピード感と誠意の両方を伝えることができます。

急ぎの案件でも、焦らず落ち着いた言葉遣いを意識することで、相手に安心感を与え、信頼感を損なわずにやり取りを進めることができます。

まとめ｜社外メールで「上長に確認します」を丁寧に伝えるポイント

伝え方ひとつで印象が大きく変わるため、言葉選びを意識して対応していきましょう。